Jak mailować z programistą, aby sobie i jemu nie napsuć krwi.

Jak część z was może wie, ale większość pewnie nie, po za blogowaniem pracuje jako programista. Dokładniej jestem webdeveloperem, pracującym głównie z pluginami do WordPressa. W swojej pracy, oprócz klepania kodu w PHP czy Javascript, mam stały kontakt mailowy z klientami, dla których kod tworzę. Przez te parę lat, udało mi się zaobserwować kilka debilnych, głupich lub bezsensownych tendencji, które ku (mam nadzieję) waszej uciesze tutaj opiszę.

Napisz maila, zanim zrozumiesz o co chodzi

To jest bardzo podstawowy problem. Czasami coś nie działa, zdarza się. Co wtedy robisz? Próbujesz zrozumieć problem? Nie. Piszesz od razu maila, z wielką paniką. Tylko po to, żeby po 30 minutach napisać kolejnego, informującego mnie, że już sobie poradziłeś. Jednorazowo, jest to OK. W końcu mniej roboty dla mnie. Tyle, że zdarzało mi się wejść na maila, dostając od jednej osoby 8 maili, gdzie 7 to takie składanki. W efekcie ja się przebijam przez masę bezsensownych maili, zanim dojdę do sedna Twojego problemu. Ja tracę czas, Ty dostajesz odpowiedź później.

Wyklucz istnienie stref czasowych

Moje ulubione. Siadam rano do poczty i pierwsze co widzę to maile z godziny 2:00 i 6:00. Pierwszy z problemem, drugi z pytaniem, czy dostałem pierwszego, bo długo nie odpowiadam. Najczęściej facet pochodzi z jednej z Ameryk i jest bardzo zdziwiony, że kiedy on właśnie przyszedł do pracy, to ja zamawiam 4 piwo w knajpie, śpię, albo zaraz będę spał.

Jest też inna odmiana, tego typu. Gość, który 30min po wysłaniu maila, wysyła kolejnego z pytaniem czy otrzymałeś poprzedniego, bo on czeka na odpowiedź. Super, ale ja nie siedzę cały dzień przy skrzynce mailowej czekając na jego maila. Robię też inne rzeczy. Z resztą jak chciał coś ode mnie, to zanim mu odpiszę, muszę to ogarnąć, więc tym bardziej mu nie odpowiem po 10 minutach.

Źle rozplanuj development, zwal na podwykonawcę

Często bywa tak, że osoba z którą mailuje, nie jest ostatecznym klientem. Ktoś robi coś dla kogoś i potrzebuje pomocy z czymś tam. – Tutaj w ramach wyjaśnienia. Firma w której pracuje posiada pluginy do WordPressa. Taki flagowy to WPJobBoard. Ja najczęściej robię modyfikację do niego.

Więc taki gość, chce mieć coś tam zmodyfikowane. Dostaje datę dostarczenia modyfikacji. Zgodnie z terminarzem dostarczam ją. Najczęściej trzeba zrobić jakieś poprawki – bo klient ma inny serwer, bazę danych itd. niż ja – często nawet pracujemy na innych wersjach WordPressa czy samego WPJobBoarda. Mało tego, kontaktujemy się po angielsku, który często nie jest natywnym językiem żadnego z nas, stąd mogą wynikać pewne nieporozumienia czy niedopowiedzenia. Więc taki okres na poprawki jest niemal pewnikiem. Tym czasem dzień po dostarczeniu pluginu, klient pisze, że potrzebuje natychmiastowej pomocy i czy będę siedział nad modyfikacją 24/7 bo on ma deadline na jutro, a on coś tam chce inaczej niż jest.

Możecie powiedzieć, że ja powinienem te zmiany uwzględnić. Jeżeli są to moje jawne błędy, to owszem. Ale często jest tak, że ktoś niedokładnie coś opisze, albo po dostarczeniu modyfikacji nagle sobie przypomina, że coś miało być inaczej, albo coś dodatkowo. Czas ten się wydłuża, bo klient bierze modyfikację ode mnie, testuje, pokazuje swojemu klientowi, ten zgłasza poprawki, ten te poprawki do mnie i czas się wydłuża i nie jest prosty do określenia z góry.

Dodatkowo są osoby, które potrafią prosto i dokładnie opisać co chcą. Dla rozwiania wątpliwości dodają screeny tego co chcą.  Wszyscy zadowoleni.

Pisz maile jak najbardziej chaotycznie

Lubie maile, gdzie jedyna zrozumiała część maila to „Panie, nie działa!”. Za to fragment, który tłumaczy co i czemu jest źle, to jakiś nieforemny zlepek słów. Jak masz problem, wyjaśnij jak najdokładniej o co chodzi, jak możesz dodaj też screeny, które są pozbawione bariery językowej. Wtedy obaj się szybciej zrozumiemy, szybciej rozwiążemy problem i szybciej będziemy zadowoleni.

Zajmuj się biznesem o którym nie masz pojęcia

A to już moi ulubieńcy. Goście, którzy zajmują się stawianiem stron internetowych. Potrafią tylko zainstalować WordPressa, wgrać wtyczki i jakiś darmowy layout. Zamawiają modyfikację, potem pytają jak coś sobie mają zmienić, ja im odpisuje, tłumacząc wszystko w miarę dokładnie, a w odpowiedzi dostaje powalającą odpowiedź, która sugeruje, że mój rozmówca to 4 letnie dziecko. Nie oczekuję zawiłej wiedzy technicznej, ale znajomości podstawowych pojęć. Raz gość, który stawia stronki, nie umiał wgrać pluginu, a drugi nie wiedział co to FTP.

Najlepiej całość podsumowuje chyba ewolucja mojej makiety maila, którą zawsze wysyłam. Pierwsza i ostatnia wersja wspólne mają tylko powitanie, stopkę i link do modyfikacji. Co się zmieniło? Musiałem dodać, że modyfikacja wygląda jak plugin, przez co można ją zainstalować jak każdy inny plugin. Później w nawiasie musiała się pojawić przykładowa opcja. Później dodatkowa informacja, że główny plugin musi być aktywowany jako pierwszy.

Mały apel na koniec: Myślcie co piszecie i starajcie się pomóc programiście zrozumieć problem. To są inteligentni ludzie, a nie wróżki. Poświęcając 5min na zrobienie screenów, oszczędzasz wam obu często po kilka godzin wymiany maili i prób zrozumienia problemu.